Por Eva López Álvarez
La pandemia del Covid-19 está revelando realidades que son exactamente iguales en los distintos países en los que se expande, aunque completamente diferentes en cuanto a los tiempos en los que se produce. Mientras que en Europa retoman lentamente los eventos presenciales con pequeños aforos y se siguen estudiando soluciones que permitan volver a reunirse y viajar en las condiciones más seguras, en América los confinamientos ligados a la primera fase del virus aún no han terminado en muchos destinos y el letargo de las compañías aéreas y los hoteles se mantiene en gran medida.
Independientemente de la fase de la pandemia en la que se encuentre el sector, es común a todos los países el haber encontrado en lo virtual un reemplazo a lo presencial que, según confirman las mismas marcas, les está funcionando además de estar provocando importante ahorros. Porque permite trasladar mensajes, mantenerse en contacto con representantes y clientes, formar a los equipos y establecer una comunicación bidireccional entre trabajadores, directivos y/o presidencia en tiempos en los que es más importante que nunca sentirse identificado con una empresa que esté apostando por superar los acontecimientos tan inesperados.
Sin embargo, y aunque muchas agencias lo estén temiendo, esto no es una amenaza a la realización de eventos presenciales, todos los contratantes coinciden a la hora de afirmar que nada reemplaza a lo presencial y que en cuanto se pueda se retomarán las operaciones previstas. Si bien es cierto que quien ofrezca solo acciones presenciales se encuentra en este momento muy mal posicionado. Porque allí donde se está empezando a recuperar la actividad el actualmente imperativo plan B virtual puede pasar en cualquier momento a ser el plan A.
Un proceso acelerado
Tanto las marcas como las agencias coinciden en que cada vez más procesos se estaban ya integrando en el entorno virtual y la pandemia ha venido a acelerar al máximo esta tendencia. Ante esta aceleración no todo el mundo estaba preparado de la misma manera: hay quien tuvo simplemente que ampliar algunos hábitos y quien tuvo que empezar desde cero. Sea como sea, los eventos virtuales, o híbridos en forma de presenciales con un componente virtual, no son el futuro de la industria MICE sino el presente. Y lo seguirán siendo una vez se supere la pandemia.
Por tanto, lo virtual no solo ha venido a demostrar que es un canal de comunicación a tener tan en cuenta como el presencial. También genera unos costes mucho más bajos que, ante la profunda crisis económica en la que ya nos encontramos inmersos, hará que incluso volviendo a la normalidad muchas marcas se decanten por opciones menos onerosas.
Aprendizaje forzoso
Los tiempos de producción y reacción, la flexibilidad y las características intrínsecas al evento cambian completamente según el formato utilizado y esto es algo que está generando experiencias no siempre positivas. No solo el organizador debe dominar la nueva logística, el asistente debe sentirse cómodo con ella en una industria en la que la brecha digital se percibe especialmente en momentos como este. El segmento científico-médico, por ejemplo, es muy consciente de las limitaciones que la tecnología impone a unos usuarios poco familiarizados con determinadas prácticas que son sin embargo ineludibles para los millennials.
Sin renunciar a la motivación
Lograr despertar el interés hacia los contenidos propuestos sin dejar de estar sentado ante una pantalla es el reto más difícil de superar en estos momentos.
Tras meses de innumerables propuestas y sesiones con fallos, a las que sumar la fatiga personal de cada asistente y el impacto que la incertidumbre está teniendo en su estado emocional, motivar a los equipos en unas circunstancias que hacen inviables los viajes de incentivo es fundamental.
Sin embargo, son numerosos los compradores que confirman que el impacto de la pandemia en los programas de teambuilding ha disparado la creatividad de las agencias, que no han dudado en desarrollar experiencias virtuales que conllevan desde compartir una supuesta noche de acampada a competir en un concurso con esos compañeros con los que no se puede hoy por hoy compartir un café.
Las charlas motivacionales también se han introducido en las pantallas personales como un camino para reforzar la cohesión y el ánimo ante las duras circunstancias y la incertidumbre.
La esencia se mantiene
Los viajes de incentivo son sin duda los más perjudicados por la situación actual. Sin embargo, en momentos en los que la motivación de los empleados y representantes es más necesaria que nunca, las recompensas no pueden faltar. Si bien a pequeña escala se están recuperando las cenas de premios o los reconocimientos, las agencias están explorando nuevas fórmulas antes impensables como los vuelos chárter.
Porque mientras la industria está esperando volver a reunirse sigue aportando lo que las marcas necesitan: vías de comunicación y contacto. Es decir: la esencia del MICE.
Sobre este tema hemos entrevistado a
FERNANDO MURCIA Jefe de Publicidad e Imagen Corporativa Grupo Eulen (España)
“Contemplamos los eventos híbridos como una vía nueva y factible”
CAMILO PORRAS Director Comercial de Eventos en Aviatur SAS (Colombia)
“Los viajes de incentivo serán de un alcance más regional y nacional y participarán quienes se sientan seguros para viajar”
IGNACIO TABOADA Director Neurosciences Line en Laboratorios Bagó (Argentina)
“Imagino que la industria del turismo propondrá protocolos que permitan volver a los eventos presenciales”
SANTI BALDÓ MICE Manager Barcelona en Viajes El Corte Inglés (España)
“Un evento virtual no es sustitutivo de uno presencial, si bien la tecnología es fundamental en los eventos”
SARA GARRIDO Especialista de eventos en Toyota (España)
“Lo virtual es un sustitutivo de lo presencial que nos ha venido muy bien”
GABRIELA OLIVIERI Directora Eventos Corporativos de Furlong Fox (Argentina)
“La fatiga de lo virtual es un aspecto más con el que lidiar, aunque también se nos abren nuevos horizontes”
MAURICIO BEST Responsable de Eventos en Seguros Monterrey New York Life (México)
“Sin personas sanas no podemos retomar los eventos, y si no nos cuidamos ahora el regreso tomará más tiempo”
MÓNICA MARTÍNEZ Directora General de Viajes Bilbao Express (España)
“El chárter antes era minoritario y ahora se está convirtiendo en una opción”