Por Cristina Cunchillos
Para eventos multitudinarios se ofrecen los grandes recintos feriales y centros de convenciones y exposiciones. Pero estos espacios a menudo son considerados como demasiado fríos e impersonales y, en muy pocas ocasiones, una opción para eventos de menos de 500 participantes. Sin embargo, esta percepción no tiene por qué ser justa.
Lo cierto es que son generalmente espacios que lo tienen todo. Además de salas de gran capacidad, disponen de otras que pueden acomodar cupos más pequeños. O incluso los pabellones más grandes se pueden dividir de forma creativa de tal modo que se pueden generar espacios más íntimos. La formación de los equipos profesionales incluye competencias relacionadas con organización de eventos de cualquier tamaño, no solamente grandes. Y ésta es una apuesta clara sobre todo en aquellos recintos ubicados en los centros de las ciudades.
Incluso para operaciones más pequeñas reivindican la comodidad de facilidades del tipo de los aparcamientos, el acceso que suele ser fácil y posible con transporte público -si bien no siempre es el caso- o la equipación con tecnología puntera. Los mejor dotados a la hora de reclamar atención como venue para todo tipo de eventos cuentan con hoteles en las cercanías, incluso adjuntos al recinto.
¿Precios competitivos?
Todo esto tiene un precio, y éste parece ser el principal inconveniente a la hora de utilizar estos espacios para eventos más pequeños. En esos casos, la mayoría de los organizadores prefieren optar por hoteles con grandes salones, generalmente una opción más económica, u otro tipo de venues singulares. Casi tan importante como el precio es la flexibilidad y, en esto, los grandes recintos feriales parecen disponer de modernas armas con las que competir ante los hoteles.
Renovación de la oferta
Es tal vez en este aspecto en el que los destinos y recintos están invirtiendo cada vez más para ofrecer espacios visualmente espectaculares y deseables. El nuevo Centro de Convenciones de Costa Rica, inaugurado el año pasado, es un buen ejemplo de ello. El edificio destaca por su diseño sostenible, inspirado en la biodiversidad del país, con una arquitectura integrada en el entorno y jardines de árboles nativos, además de todo tipo de medidas para reducir su impacto en el medioambiente.
El Greater Miami Convention & Visitors Bureau también ha invertido en la renovación y expansión de sus instalaciones, incluyendo un nuevo ballroom de más de 5.500 metros cuadrados. También se ha dotado al edificio de un exterior más espectacular, con una gran estructura de cristal cubierta de láminas de aluminio blanco que recuerdan a las olas del mar. La sostenibilidad y la eficiencia energética también tienen gran protagonismo en la nueva infraestructura.
Sostenibilidad y tecnología puntera
Y es que estos recintos deben tener en cuenta las inquietudes de las nuevas generaciones. El uso de energías renovables, el reciclaje de basuras y materiales o la aplicación de medidas para reducir el plástico de un solo uso son ya habituales en la gran mayoría de recintos feriales, conscientes de la importancia, cada vez mayor, de la sostenibilidad. Y esto tanto para sus clientes como para los asistentes a los eventos que allí se celebran.
La tecnología es también cada vez más relevante a la hora de elegir sede, incluso determinante del éxito o fracaso de un evento celebrado en cualquier recinto. El uso de biometría para agilizar el registro, algo que ya se está poniendo a prueba en ferias y congresos, hará que la experiencia del asistente sea mucho mejor y menos estresante.
Una inversión en los últimos avances en tecnología audiovisual, realidad aumentada o inteligencia artificial ayuda a generar ese efecto wow! tan deseado y dejar en el asistente un recuerdo imborrable.
Por el contrario, la frustración de un expositor ante una mala conexión a Internet durante una feria será directamente proporcional a la del asistente que no puede compartir su presencia.
Nuevas oportunidades
Si a la flexibilidad de los espacios y la tecnología se añade creatividad, las oportunidades para crear eventos únicos en grandes recintos pueden ser ilimitadas. No debe faltar una comunicación eficiente entre proveedores y organizadores para entender los objetivos del cliente final.
La estrecha colaboración con las autoridades turísticas o el convention bureau local es igualmente importante para que la oferta que recibe el potencial cliente sea sobre todo una experiencia completa y atractiva. Vender el recinto es vender el destino y todo lo que éste ofrece, y viceversa. Cualquier destino que quiera posicionarse en el sector MICE ha de invertir en la mejora y promoción de sus grandes recintos.
En España existen cifras que demuestran la buena salud de la que goza el sector ferial: en 2018 el número de asistentes aumentó un 18 % con respecto a 2017, según el balance de AFE (Asociación de Ferias Españolas).
Los grandes recintos cuentan con una sólida base de clientes que visitan de nuevo
sus instalaciones año tras año en las diferentes ediciones de las ferias y congresos que albergan. Éstos también pueden ejercer de embajadores de la infraestructura. Sobre todo si han podido compartir desde ellas buenas experiencias con expositores y organizadores satisfechos con el evento.
Sobre este tema hemos entrevistado a
DIEGO FELDBERG CEO de Dafing Group (Argentina)
“Los recintos deben tener sus certificados de seguridad vigentes y cumplir con todas las normas”
FRANCISCO ARRANZ Director Nacional MICE de Nautalia Eventos (España)
“Normalmente alrededor de un gran centro disponemos de buena oferta hotelera y de transporte”
LAURA TAMER Gerente de Cuentas en CTS (México)
“Muchos recintos ofrecen en sus instalaciones detalles sostenibles del tipo de dispensadores automáticos”
FREDDIE PETERSON Director General del Miami Beach Convention Center (EE.UU.)
“No es suficiente invertir en un venue bonito, hay que ofrecer buena conexión para todos los dispositivos del usuario”
ALEJANDRO RODRÍGUEZ Director Comercial de Centro Citibanamex (México)
“Los clientes piden cada vez más que el recinto tenga la capacidad de ofrecer soluciones completas”
JUAN PABLO MAGLIER Director de Relaciones Institucionales de La Rural (Argentina)
“Los clientes valoran la ubicación estratégica en el corazón de Buenos Aires con acceso en cualquier medio”