Por Cristina Cunchillos
¿Quién no ha desconectado alguna vez en mitad de una reunión y se ha puesto a pensar en otras cosas, a hacer garabatos en el papel o a mirar de reojo el último mensaje en su teléfono? En ocasiones, los encuentros se hacen demasiado largos o aburridos y los asistentes pierden interés. Cuando esto ocurre, no se cumplen los objetivos marcados y la reunión resulta improductiva.
Según una encuesta realizada por Crowne Plaza Hotels & Resorts entre 2.000 profesionales europeos, al año se dedican 187 horas de promedio a reuniones de empresa – el equivalente a 23 jornadas laborales –. Sin embargo, el 56 % de dichas reuniones se consideran improductivas. Más de un tercio de los encuestados reconoce haber desconectado porque se alargan demasiado, mientras que el 23 % afirma haber visto a gente dormirse en la sesión.
Un estudio publicado por la Escuela de Negocios de Harvard corrobora que, de las 23 horas semanales de media que se dedican a estos encuentros, ocho son innecesarias. El 90 % de profesionales reconoce que a veces acaba soñando despierto durante las reuniones, y el 73 % admite que hace otras tareas durante las mismas, como leer sus e-mails (el 69 %) o enviar mensajes (25 %).
Consecuencias de una “mala reunión”
A veces los empleados se sienten forzados a asistir a una reunión interna y la ven como una interrupción innecesaria de su trabajo. Si no se consigue motivarles e involucrarles en la discusión, su frustración será aún mayor y saldrán más estresados por haber perdido un valioso tiempo. También puede fomentar el resentimiento contra la empresa o la persona que convocó la cita. Si alguien organiza continuamente reuniones consideradas superfluas, pronto perderá el respeto de sus colegas.
Una mala reunión no solo supone una pérdida de tiempo para los asistentes, también una pérdida de dinero para la empresa. Solo en Estados Unidos esta pérdida se estima en más de 30.000 millones de dólares al año.
Esto no quiere decir que haya que eliminar las reuniones internas. Son importantes para compartir ideas y coordinar el trabajo del equipo. Simplemente se trata de hacerlas más efectivas. Inyectando dinamismo en ellas se puede mejorar el engagement de los asistentes, conseguir que salgan más motivados y, como consecuencia, aumentar su productividad.
Reuniones más efectivas
Para mejorar la efectividad de una reunión basta con plantearse unas preguntas básicas: cuándo y dónde tendrá lugar, quién debe acudir, qué se va a tratar, cómo se desarrollará y, lo más importante, por qué se convoca.
No tiene sentido mantener una reunión semanal simplemente porque está ya fijada automáticamente en la agenda. Tal vez no es necesario reunirse tan a menudo. En cada ocasión se debe plantear cuál es el objetivo y eso determinará los demás factores como el orden del día o quién necesita estar presente verdaderamente.
Como con todo, una buena preparación es esencial. Si los participantes conocen la agenda de antemano pueden estar mejor preparados para contribuir en la discusión. También se les puede preguntar qué temas quieren tratar y así, sabiendo que van a participar o se hablará de aspectos que les interesa, conseguir que estén más involucrados desde el principio.
Sin duda habrá empleados que verdaderamente no necesitan estar en la reunión, o no todo el tiempo. Para que no se sientan excluidos, se les puede solicitar una contribución por adelantado e invitarlos a entrar para compartir con ellos las conclusiones una vez superadas las etapas del encuentro.
El momento ideal
El motivo de la reunión y, por supuesto, la disponibilidad de los participantes, puede determinar cuándo se celebra. Realmente no existe un día u hora ideal, aunque la mayoría
(69 %) de los profesionales prefiere reunirse por la mañana antes de embarcarse en otras tareas. Nunca al final del día, cuando están ya cansados o con prisas por cerrar cosas pendientes.
La franja horaria entre las 9:30 y las 11:30 am, una vez se han revisado todos los correos y atendido a los temas más urgentes, se considera óptima. Una tendencia al alza es la que apunta a los desayunos profesionales: están suplantando a los almuerzos cada vez más.
Eso sí, en el caso de un desayuno, es mejor no excederse con los dulces y el café si se quiere mantener un alto nivel de energía, ya que el exceso de azúcar puede tener el efecto contrario. Por eso Radisson Blu Hotels & Resorts introdujo su concepto de BrainFood basado en la comida sana para estimular el cerebro en las reuniones.
Por otro lado, la duración de la reunión se debe reducir a lo estrictamente necesario. Si el periodo de atención medio de una persona es en torno a 10 minutos, ¿cómo se puede esperar que alguien esté totalmente concentrado durante una hora entera de reunión? Si bien lo tradicional es reservar las salas por horas, 50, o incluso 40 minutos, se considera el tiempo suficiente para cubrir lo esencial en una reunión interna.
Formatos fuera de lo común
¿Quién dijo que las reuniones deben celebrarse siempre en una sala de juntas? En Finlandia, por ejemplo, muchas decisiones importantes se toman en la sauna. Si bien este puede ser un caso extremo, salir del ámbito de la oficina es una buena forma de dinamizar la reunión y fomentar la implicación de los participantes. Nada como una reunión al aire libre, en plena naturaleza, para que las mentes estén despejadas.
Tampoco es necesario sentarse formalmente en torno a una mesa, como es lo habitual. Se pueden buscar asientos más informales, que confieran un ambiente más distendido a la reunión. O jugar con el espacio y la distribución de las sillas, siempre de forma que todos los asistentes se puedan ver y escuchar unos a otros.
¿Y por qué hay que sentarse? Una reunión de pie, de unos quince minutos, puede ser suficiente para resolver un problema. Y si se añade un breve paseo, la conversación será menos intimidatoria que estando frente a frente y la producción de endorfinas estimulará la mente.
La importancia del facilitador
Tan importante como el contenido de la reunión es la persona que la modera. Debe asegurarse de que los participantes se sienten útiles, agradeciéndoles su tiempo, y mantenerles involucrados todo el tiempo, sabiendo hacer preguntas y escuchar comentarios. También debe evitar que haya una o dos personas que dominen la conversación, buscando la contribución de todos.
No es una tarea fácil, y el 75 % de los profesionales no recibe ninguna formación especial para conducir una reunión. No hay nada como observar a los asistentes, analizar a qué responden mejor, quién participa más o menos… y también pedir su feedback.
De ese modo se puede afinar en base a qué funciona y qué no y rectificar adoptando las medidas necesarias o añadir nuevos elementos para que la próxima reunión sea mejor, más dinámica y productiva… y así nadie se quedará dormido en la silla, aprovechará para avanzar en el smartphone lo que no puede estar haciendo en su mesa o viajará con la mente a otro lugar.
ENTREVISTA a Fernando Le Monnier,
Director de Green Hat People (España)
“Las pequeñas reuniones deberían evolucionar hacia la comunicación multidireccional”
¿Por qué algunas reuniones de empresa no son efectivas?
En mi opinión existen diferentes motivos, pero los más habituales son la falta clara de objetivos a conseguir y no haber establecido una dinámica participativa y proactiva que fomente las aportaciones, reflexiones y propuestas de todos los asistentes. Conviene también fijar un sistema que permita recoger resultados de forma rápida y sencilla. Para reuniones pequeñas se habla mucho de nuevas técnicas como las metodologías Agile, Scrum o el DesignThinking para hacerlas más ágiles y productivas. Todo depende del objetivo de la reunión: motivación, aprendizaje, networking, comunicación…
¿Qué aconsejaría a las empresas para hacer sus reuniones más dinámicas y conseguir el engagement de los empleados?
Creo que las reuniones que congregan a equipos pequeños o medianos deberían evolucionar hacia dinámicas más interactivas que fomenten la comunicación multidireccional. Por ejemplo, se pueden buscar formatos que potencien el aprendizaje colectivo, la co-creación y el trabajo colaborativo, con un marco más flexible y abierto. Y también, por qué no, apoyar las reuniones con herramientas tecnológicas y digitales.
¿Qué es la gamificación y como se puede aplicar a las reuniones?
La gamificación es el uso de técnicas, elementos y dinámicas propias de los juegos en actividades no lúdicas con el fin de involucrar a un colectivo para potenciar la motivación, resolver problemas, mejorar la productividad o promover el aprendizaje. En el ámbito de las reuniones y eventos corporativos empiezan a tener un papel fundamental ya que consiguen generar un engagement de los asistentes en forma de mayor atención, involucración, participación y aprendizaje. Las herramientas digitales ayudan a implantar la gamificación ya que permiten un alto grado de customización de contenidos, una polivalencia presencial / virtual y la capacidad de obtener feedback y resultados en tiempo real.