TECNOLOGÍA IMPALPABLE PARA EVENTOS REALES

Las herramientas existentes en el mercado deben ante todo facilitar la vida del asistente y ofrecerle una experiencia placentera.

Por Redacción

La tecnología aplicada a eventos protagoniza muchas sesiones en el universo MICE. Es común perderse entre propuestas que podrían generar un wow! pero también un “¿tanto para esto?”. Y es que la innovación tecnológica no tiene por qué tener que ver con luces impactantes, vídeos que sorprenden o robots que nos fascinan… sino con aquello que realmente facilita la inscripción y acceso a un evento, la conexión entre expositores y clientes, la ubicación de aquello que interesa, el registro de una información considerada valiosa o la clasificación de un contacto útil.

Muchas veces una puesta en escena impresionante conlleva olvidar aspectos que generarán mucha más satisfacción en el participante que lo que pueda sorprender a su retina durante unos minutos, cuando no segundos.

Muchos proveedores coinciden en afirmar que lo que más valora el cliente es aquello que permite que los asistentes conozcan y accedan de la manera más sencilla posible a su evento. Porque espectáculos de órdago ante una sala vacía o un público sin interés por lo que se le está mostrando de poco sirven. Por eso la tecnología “impalpable” del tipo de sistemas de inscripción, registros online, acreditaciones que no hace falta imprimir ni retirar en la entrada, controles de acceso simplificados… marcan la diferencia.

Una vez garantizada la presencia del asistente, la innovación en materia audiovisual y multimedia también aportará un valor añadido, siempre y cuando sea acorde con el mensaje que se quiere transmitir.

Nuevas generaciones
Sin duda la contratación de tecnología específica para un evento, del tipo de aplicaciones móviles o plataformas dedicadas, es más fácil de asimilar por aquellas generaciones que no conciben acceder a determinadas prestaciones sin su teléfono móvil.

Sin embargo, un manejo fluido de las aplicaciones o de procesos digitalizados no hace de ellos una herramienta óptima. La idoneidad de un instrumento tecnológico depende del conocimiento que el proveedor demuestre del sector, las necesidades de sus clientes y la adecuación de sus propuestas a la inversión que la empresa está dispuesta a realizar.

A partir de aquí existen desde opciones destinadas a adaptar el contenido en función de lo que cada participante transmite a través de su cara, a formatos gigantes con hologramas de última generación con los que algunos invitados quedarán boquiabiertos al ver al lejano CEO junto a su mesa… pareciera que no hay límites para que la tecnología sorprenda, siempre y cuando llegue al usuario.

Y para que llegue debe ser coherente, realmente útil y capaz de resolver necesidades y no de crearlas, como en algunos casos ocurre. Una vez solventados los obstáculos que la tecnología permite superar, el usuario estará abierto a aprender, negociar, divertirse, disfrutar y, en resumen, descubrir algo que le impacte y con ello llevarse un recuerdo que podría ser imborrable. ¿Le llevará a expresar wow!? Seguramente no sea lo más importante.

La voz del event planner

ANDREA FERNÁNDEZ,
Events Project Manager de Grass Roots (España)

“En los últimos años la privacidad se ha convertido en una importante barrera a la hora de solicitar datos a los asistentes”

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos? ¿En su opinión los está mejorando?
No hay duda de que la tecnología ha cambiado todos los ámbitos de nuestra vida, desde el más cotidiano al más profesional. El sector de los eventos no ha sido menos y también ha sabido adaptarse a la transformación tecnológica buscando optimizar tanto la experiencia de los usuarios como los recursos. En la mayoría de los casos el papel ha pasado a mejor vida y las apps, los códigos QR, desempeñan un rol fundamental. Otro de los grandes avances en este campo ha sido la medición del impacto entre los asistentes a un evento.

¿Es compatible la introducción de tecnología con presupuestos no necesariamente muy altos? ¿Qué barreras existen a la implementación de tecnología en eventos?
Depende de lo que se entienda por tecnología. Si bien es cierto que estar a la vanguardia conlleva un coste, cada vez más las empresas especializadas en ofrecer estos servicios buscan ser más competitivas. Hoy en día una web de registro, una app o la creación de códigos QR para el registro están al alcance de proyectos cuyos presupuestos están más ajustados. A pesar de todo, el presupuesto siempre es una barrera para cualquier proyecto, cuando hablamos de ir un paso más allá tecnológicamente hablando la inversión es mayor: eventos en streamingmapping… Además, en los últimos años la privacidad se ha convertido en una importante barrera a la hora de solicitar datos a los asistentes de un evento y poder compartirlos.

¿Qué nueva tecnología le parece más efectiva a la hora de lograr el efecto wow!?
Las nuevas tecnologías aplicadas a eventos han crecido a pasos agigantados y seleccionar una se me hace realmente difícil. Desde las pulseras NFC (Near Field Communication, por sus siglas en inglés) que permiten el acceso al evento, la lectura de la agenda con tan solo acercar nuestro móvil a la pulsera o incluso pagar, hasta el mapping: una innovadora forma de captar la atención de los asistentes no solo por la forma sino también por los contenidos creados para este formato.

MICHEL WOHLMUTH,
Director ejecutivo de Creatividad (México)

“No siempre la  presencia de algo tecnológico será la mejor opción para conseguir el efecto wow!

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos? ¿En su opinión los está mejorando?
Hoy en día las experiencias ligadas a la industria de reuniones dependen en gran medida de la tecnología. Con esto me estoy refiriendo a Internet, los teléfonos móviles, el desarrollo de apps o softwares especiales y customizados para cada necesidad… Lo más básico que se puede asociar a una operación es una aplicación ya que la tecnología ha llegado a sustituir los programas impresos, a asociar el teléfono con la agenda, registrar a través del smartphone qué speakers interesan, guardar su currículum, establecer ubicaciones, guardar nuevos contactos, etc…

¿Es compatible la introducción de tecnología con presupuestos no necesariamente muy altos? ¿Qué barreras existen a la implementación de tecnología en eventos?
El presupuesto siempre va a ser un elemento a considerar. Como en todo, uno podrá encontrar opciones más económicas pero siempre se corre el riesgo de adquirir algo de baja calidad. Más allá del precio, lo que determina una inversión exitosa en tecnología es trabajar con empresas que puedan demostrar su experiencia así como una trayectoria probada con casos de éxito.

¿Qué nueva tecnología le parece más efectiva a la hora de lograr el deseado efecto wow!?
Un efecto wow! depende de muchas circunstancias y sería muy aventurado dar una respuesta general que aplique a cada situación. Depende del tipo de evento, del perfil de la audiencia, de la cantidad de gente presente en la operación, del destino donde se realiza, del venue donde tendrá lugar, del horario, etc… me gustaría dejar claro que no siempre la presencia de algo tecnológico será la mejor opción para conseguir el efecto wow!

ISABEL PELLETIER,
CEO de EventsME (España)

“Con la tecnología el cliente se sumerge en otros mundos e interactúa dentro de ellos en compañía de la marca”

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos? ¿En su opinión los está mejorando?
La tecnología ha ayudado a mejorar los eventos, dando dinamismo, pudiendo interactuar entre los participantes. Cada día nacen más instrumentos tecnológicos que hacen más fácil la comunicación y sobre todo transmitir la idea del evento de una manera más directa. Por ejemplo, cada vez son más empresas las que optan por retransmitir sus eventos en directo vía streaming para fidelizar a la audiencia y aumentar los clientes potenciales o recurrir a los beacons: el asistente al entrar en el espacio donde se organiza el evento recibe de forma automática en su móvil información sobre el registro, el programa, los ponentes… Y no nos olvidemos de que en algunas acciones resulta imposible no pensar en las redes sociales cuando se ponen sobre la mesa las distintas estrategias de marketing. Es una de las tecnologías más relevantes del mundo moderno y puede hacer que el evento sea un éxito o un fracaso.

¿Es compatible la introducción de tecnología con presupuestos no necesariamente muy altos? ¿Qué barreras existen a la implementación de tecnología en eventos?
Es compatible con las inscripciones digitales ya que el coste no es tan elevado. Considero que no hay barreras, todo depende del presupuesto y de lo que se quiera trasmitir, si bien está claro que hay empresas que están más familiarizadas con el entorno tecnológico y otras que perciben como un obstáculo el desconocimiento de cómo utilizar la tecnología en los eventos. Hemos tenido casos de ofrecer recursos vanguardistas que el propio cliente no conocía.

¿Qué nueva tecnología le parece más efectiva a la hora de lograr el efecto wow!?
Con las proyecciones holográficas el efecto wow! está asegurado.  La realidad virtual sigue sorprendiendo al público con una experiencia inmersiva y plenamente tecnológica. También la realidad aumentada, los hologramas digitales, la robótica… El cliente se sumerge en otros mundos e interactúa dentro de ellos en compañía de la marca, que de paso exhibe todo su potencial.

SONIA GODOY,
Gerente de Eventos y Negocios (Colombia)

“En este momento es fácil percibir mejoras tecnológicas que nos permiten generar eventos con más impacto”

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos? ¿En su opinión los está mejorando?
Según mi opinión claramente la tecnología está ayudándonos a conseguir mejores eventos: desde los avances que logramos en los procesos de inscripción a la tecnología aplicada a las presentaciones que permiten generar contenidos más atractivos… todo más accesible gracias a aplicaciones específicas donde se registran hasta las memorias de lo presentado. Nos encontramos definitivamente en un momento en el que es fácil percibir adelantos y mejoras que nos permiten generar eventos con mayor impacto y esto se aplica tanto a las sesiones destinadas a formar representantes como a seminarios, congresos, convenciones, etc.

¿Es compatible la introducción de tecnología con presupuestos no necesariamente muy altos? ¿Qué barreras existen a la implementación de tecnología en eventos?
Obviamente los costes no son los mismos si se desarrollan o no herramientas tecnológicas asociadas a un evento, pero cada día hay más empresas dedicadas a ello por lo que nos es posible cotejar varias opciones y generar buenas negociaciones. La privacidad puede ser una barrera a la hora de aplicar tecnología ya que hay algunos aspectos que no se pueden manejar sin restricciones y autorizaciones que es necesario tramitar con antelación.

¿Qué nueva tecnología le parece más efectiva a la hora de lograr el deseado efecto wow!?
Toda la que tiene que ver con los procesos de inscripción, por ejemplo la que introduce lectores de códigos QR y que ayuda a desarrollar bases de datos efectivas. Definitivamente las pantallas led de alta definición nos ayudan a crear montajes de presentación muy atractivos y visualmente impactantes. Se trata de captar permanentemente la atención de los participantes y para eso hay que contar ante todo con bases completas y que se puedan integrar fácilmente en las distintas tecnologías.

 

La voz del proveedor

PANOS MOUTAFIS,
CEO de Zenus (EE.UU.)

“Nuestro software de reconocimiento facial permite responder prácticamente a cualquier pregunta”

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos?
Los organizadores de eventos siguen una misma misión: ayudar a los asistentes a crear conexiones significativas y crecer. La tecnología permite ofrecer más por menos. Por ejemplo, utilizan herramientas online para llegar a un público más amplio que nunca; recurren a aplicaciones con tecnología de inteligencia artificial para que los asistentes programen reuniones fructíferas; el análisis de audiencia revela qué sesiones funcionan mejor para ayudar a los planificadores a maximizar el retorno de la inversión para sus asistentes… No hay duda de que la tecnología ha mejorado enormemente nuestra capacidad de satisfacer todas las necesidades de un evento.

¿Cómo puede ayudar la tecnología que ustedes ofrecen a mejorar los eventos?
Desarrollamos potentes algoritmos de reconocimiento facial que nos permiten identificar a los asistentes de forma precisa y continua. La mayoría de los organizadores utilizan esta tecnología para un check-in más rápido y seguro. De la mano aumentan las aplicaciones que emiten mensajes personalizados y controlan el acceso a las sesiones. En segundo lugar, nuestros algoritmos de análisis facial nos permiten producir informes sobre asistencia, compromiso, sentimiento y demografía. Con una sola cámara podemos capturar y analizar miles de rostros; esto es extremadamente útil para definir las sesiones, controlar el flujo de tráfico e incluso para el desempeño individual del expositor. Nuestro software puede responder prácticamente a cualquier pregunta.

¿Cómo ha evolucionado la implementación de esa tecnología?
Aunque la tecnología tiene enormes ventajas, la ejecución de la misma es extremadamente importante. Nuestros servicios requieren consentimiento explícito. Cuando se comunica que las fotos no se almacenan y todos los datos se eliminan después del evento, todo tipo de personas envía sus fotos. Cada vez más eventos registran tasas de consentimiento superiores al 90 %.

 

DANIEL PIERINI,
Director de RuedasDeNegocios.com

“Con nuestras plataformas online apps llevamos el networking a un nivel superior”

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos?
Hace diez años, con el desarrollo y bajada de costes de las tecnologías led, en los eventos empezó a producirse “magia” a través de la iluminación y el vídeo. Hoy son el software y las tecnologías de la información las que están impactando y marcando la diferencia. Las webs y las aplicaciones móviles son innovaciones que permiten dar un paso más hacia la creación de experiencias inolvidables a través de la innovación.  El visitante se puede sentir enriquecido gracias a la inteligencia basada en software: ya sea la que analiza big data, la aplicada a inteligencia artificial, realidad aumentada, las aplicaciones específicas para fomentar el networking u otras.

¿Cómo puede ayudar la tecnología que ustedes ofrecen a mejorar los eventos?
Desde RuedasDeNegocios.com y 4Meetings.com nos especializamos en potenciar el networking y la generación de contactos profesionales durante los eventos. Nuestras plataformas online, así como las apps que desarrollamos, posibilitan lo que calificamos como “organizar el recorrido de negocios” del asistente. Los expositores también pueden sacarle partido a esta tecnología y medir su inversión. Los organizadores nos confían llevar el networking asociado a un evento a un nuevo nivel, ya funcionemos nosotros como proveedores o como socios estratégicos.   

¿Cómo ha evolucionado la implementación de esa tecnología?
Existen dos barreras: la de los costes, ya que ciertas tecnologías están solo al alcance de grandes presupuestos, y la que tiene que ver con los temores del organizador, muchas veces tentado por el  “seguir como siempre”. Ante la primera creamos soluciones que se pueden aplicar a los eventos pequeños. En cuanto a la última, se va superando con la realidad: la competitividad del mercado hace que los eventos que no evolucionan pierdan su posicionamiento.  Seguimos muy de cerca los eventos que se hacen en Francia, un país que siempre está un paso adelante, quizás no en la producción de tecnología pero sí en ser los primeros en aplicarla.

VÍCTOR MATAMALA,
Gerente General de RLA (Colombia)

“Con tecnología audiovisual y multimedia buscamos transmitir eficazmente el mensaje que el cliente quiere hacer llegar”

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos?
Pueden ser más dinámicos, cautivar a los asistentes y generar mayor impacto: con los datos recopilados mediante el uso de tecnologías se puede realizar un correcto seguimiento del post evento y estructurar el trabajo de nuevas versiones de ésta u otras operaciones. Lo más importante es elegir tecnologías que redunden en una grata experiencia para el participante. No siempre más es mejor, ni lo más caro, lo que logra cautivar.

¿Cómo puede ayudar la tecnología que ustedes ofrecen a mejorar los eventos?
En RLA ofrecemos tecnología audiovisual y multimedia, además de todo lo relacionado con la producción técnica de un evento. Mediante una implementación consensuada con el cliente, ajustada a los presupuestos e involucrando a todo el equipo de producción del evento, buscamos transmitir eficazmente el mensaje que se quiere hacer llegar a los asistentes así como conseguir el impacto que el cliente quiera lograr. Para ello recurrimos a tecnologías eficientes en cuanto a utilización de la energía, aprovechamiento de los espacios, optimización del tiempo, calidad que transmita tranquilidad al organizador… su evento está en manos de expertos.

¿Cómo ha evolucionado la implementación de esa tecnología?
Las tecnologías audiovisual y multimedia evolucionan muy rápido, año a año hay mejoras en los sistemas que ya son referentes en la industria para el desarrollo de eventos. Cada dos o tres años aparece algo nuevo que nos sorprende… También hay soluciones que innovan en algo que ya existía y eso marca la diferencia. Los fabricantes de tecnologías y las asociaciones que buscan profesionalizar nuestra industria están constantemente capacitando y certificando a quienes trabajamos en ella, aunque esto también trae consigo la necesidad de instruir a los clientes.

PAULA RODRÍGUEZ,
Responsable de Atención al cliente y Social Media de Eventool (España)

“Condensar toda la información en una única herramienta supone un ahorro tremendo en costes y en tiempo”

¿Cómo ha transformado la tecnología el sector de los eventos?
La tecnología ha optimizado procesos y experiencias de todos los implicados en el sector. Ha ayudado a simplificar la gestión de un evento, ha mejorado las comunicaciones entre todos los públicos, ha roto barreras temporales y físicas y ha contribuido, sobre todo, a mejorar la experiencia de los asistentes.

¿Cómo puede ayudar la tecnología que ustedes ofrecen a mejorar los eventos?
Nosotros creamos aplicaciones para eventos con marca propia de manera fácil y económica y que cubren desde el registro hasta el control de acreditaciones. En el caso de las apps para eventos los beneficios son muchos. Desde el punto de vista del organizador, condensar la información relativa al evento en una única herramienta y gestionar el registro, invitaciones y acreditaciones a través de la app supone un ahorro tremendo en costes y en tiempo. En el caso de los asistentes, percibimos un mayor grado de satisfacción a todos los niveles. Para ellos es muy cómodo tener todo al alcance de la mano en su dispositivo móvil y valoran mucho poder participar activamente a través de la aplicación.

¿Cómo ha evolucionado la implementación de esa tecnología?
Es un sector que avanza a pasos agigantados y la evolución ha sido muy rápida en los últimos años pero, sin duda, todo aquello orientado a mejorar la experiencia del asistente ha ganado especial protagonismo: registro a través de la app, acreditaciones con código QR, funcionalidades de gamificación… Es difícil destacar un segmento en concreto a la hora de adoptar esta tecnología, nosotros hacemos apps en prácticamente todo el mundo, aunque quizás América Latina sea la más adepta actualmente a probar cosas nuevas.

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